Posted by: Je L | กันยายน 15, 2008

การเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา

การเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา

จากการทำงานได้สังเกตเห็นว่าจะมีผู้สอบถามเกี่ยวกับการเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาเป็นประจำจึงคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์บ้างที่จะเขียนเรื่องนี้การเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา  มีแบบและวิธีการเขียนตามลักษณะของบันทึก  ดังนี้
          1. บันทึกเสนอผู้บังคับบัญช  ซึ่งสามารถทำได้หลายแบบ  คือ  บันทึกแบบต่อเนื่อง  แบบร่ายยาว   แบบลำดับตัวเลข   แบบลำดับกระบวนการ  และแบบสำเร็จรูป การเขียนบันทึกแต่ละแบบจะเขียนในกรณีที่แตกต่างกัน  เช่น  บันทึกต่อเนื่องจะเขียนบันทึกต่อเนื่องจากเรื่องเดิมที่มีข้อความไม่ยาวมากนัก   บันทึกแบบสำเร็จรูป  เป็นบันทึกที่ส่วนราชการจัดทำเป็นแบบฟอร์มต่างๆ ไว้แล้ว  เช่น ใบเสนองาน  ใบลา  ใบขออนุมัติ  เป็นต้น  บันทึกแบบร่ายยาวจะเขียนต่อเนื่องกันไปตลอด  บันทึกแบบลำดับตัวเลข  จะเขียนเนื้อเรื่องเป็นข้อๆ และบันทึกแบบกระบวนการ  จะเขียนข้อความเนื้อเรื่องเป็นหัวข้อตามกระบวนการชิดริมซ้ายมือ  เช่นคำขอ     คำชี้แจง  ข้อเสนอ  เป็นต้น
            2.  บันทึกย่อเรื่อง  เป็นการเขียนย่อเรื่องที่ยาวมากๆ  โดยสรุปใจความที่สำคัญเพื่อให้ผู้บังคับบัญชารู้ใจความของเรื่องโดยสมบูรณ์และชัดเจน  เสียเวลาอ่านเรื่องน้อยที่สุดและเข้าใจเรื่องง่ายที่สุด  ฉะนั้น การบันทึกจะต้องสรุปสาระสำคัญของเรื่องทั้งหมดให้สมบูรณ์และชัดเจน  ย่อเรื่องให้สั้นอ่านแล้วต้องเข้าใจง่ายไม่ซับซ้อน
            3.  บันทึกรายงาน  เป็นการบันทึกเรื่องที่ได้ไปปฏิบัติหรือประสบมา  การศึกษา  สำรวจ  คิดค้น  หรือสืบสวน  สอบสวน  แล้วต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ  โดยจะต้องเขียนสาระสำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์  กะทัดรัด  และชัดเจนครบถ้วน  เสียเวลาอ่านเรื่องน้อยที่สุด  เข้าใจง่าย  และสามารถสั่งการในเรื่องนั้นได้เลย  โดยใช้เป็นแบบฟอร์มของหน่วยงานก็ได้
            4.  บันทึกขออนุญาตและขออนุมัติ  เพื่อขออนุญาตหรือขออนุมัติทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง  หรือขอเงินสิ่งของต่างๆ จะต้องเขียนให้กะทัดรัด  อ่านเข้าใจง่าย  ชี้แจงความสำคัญและจำเป็นที่จะต้องดำเนินการคาดหมายผลที่ได้รับจากการดำเนินการ  และระบุคำขอให้ชัดเจน
            5.  การทำบันทึกความเห็น  เพื่อเสนอแนะแนวทางพิจารณา  วินิจฉัย  หรือดำเนินการในเรื่องใดๆ จะต้องเขียนเสนอข้อมูลที่จำเป็นโดยถูกต้องครบถ้วน  และง่ายแก่การศึกษา การเสนอแนวทางพิจารณาที่มีหลักเกณฑ์และเหตุผล  การเสนอแนวทางวินิจฉัยหรือตัดสินใจได้  และบรรลุวัตถุประสงค์  โดยมีผลกระทบและความเสี่ยงน้อยที่สุด
          การเขียนบันทึกทุกแบบ  จะใช้กระดาษบันทึกข้อความ  โดยมีชื่อเรื่อง  เรียน  ข้อความ  เนื้อเรื่อง  และลงชื่อผู้บันทึก  ตำแหน่ง  และวันที่  ในตอนท้ายของบันทึกทุกครั้ง
       
         โบราณว่า…
                              สิบรู้ไม่เท่าตาเห็น
                              สิบตาเห็นไม่เท่ามือคลำ
                              สิบมือคลำไม่เท่าชำนาญ
         แต่ถ้าฝึกฝนบ่อยๆ…  ความชำนาญก็จะบังเกิด         

 

 


ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

หมวดหมู่

%d bloggers like this: