Posted by: Je L | กันยายน 8, 2008

หนังสือภายนอก

หนังสือภายนอก
             หนังสือภายนอกคือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีบุคคลภายนอก ให้จัดทำแบบหนังสือท้ายหัวข้อนี้ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
      1)  ที่ให้ลงรหัสด้วยพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่งสำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็นเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยเลข 4 ตัว เลขสี่ตัวนี้แบ่งเป็นตัวเลขสองตัวแรก และตัวเลขสองตัวหลังตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง ส่วนราชการระดับกรม โดยเริ่มจากตัวเลข 01เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฏหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวงทบวงกรมตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง กองโดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการใช้เครื่องหมาย / แทนคำว่า ทับเพื่อแยกเลขประจำของเจ้าของเรื่อง มิปะปนกับเลขทะเบียนหนังสือส่ง (ขึ้นลำดับใหม่ทุกต้นปีพุทธศักราช)ตัวอย่างเช่น ทม. 0904/125รหัสตัวพยัญชนะ ทม. หมายถึง ทบวงมหาวิทยาลัย ตัวเลขสองตัวแรก 09 หมายถึงมหาวิทยาลัยรามคำแหงซึ่งมีฐานะเทียบเท่ากับกรมในกระทรวงนั้นๆ ตัวเลขสองตัวหลัง 04 หมายถึงคณะมนุษย์ศาสตร์ซึ่งเป็นหน่วยงานลำดับที่สี่ของมหาวิทยาลัยรามคำแหง เลข 125 เป็นลำดับเลขทะเบียนหนังสือส่งของคณะมนุษย์ศาสตร์มหาวิทยาลัยรามคำแหง
      2)   ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วยตัวอย่างเช่น มหาวิทยาลัยรามคำแหงหัวหมาก บางกะปิ กทม. 10240
      3) วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ (คำว่า วันที่ และ พ.ศ. ไม่ต้องใช้ ) ตัวอย่างเช่น 15 พฤศจิกายน 2528 เป็นต้น
      4)  เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้เรื่องหนังสือฉบับเดิม ตัวอย่างเช่น เรื่อง ขอเชิญร่วมสัมมนาทางวิชาการเรื่อง“300ปี ความสัมพันธ์ไทย-ฝรั่งเศสเป็นต้น
      5)  คำขึ้นต้น ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือแล้วลงตำแหน่งของผู้ที่มีหนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
      6)  อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราช ของหนังสือนั้นการอ้าง
      7)  สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อของเอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้นในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปในทางใดในข้อ 6 และ 7 ถ้าไม่มีสิ่งที่อ้างถึงและไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วย ก็ไม่ต้องพิมพ์อ้างถึงและสิ่งที่ส่งมาด้วยไว้ ตัวอย่าง ข้อ 6 และ 7“อ้างถึง หนังสือวิทยาลัยสงฆ์นครพนม ที่ศธ.1713/ว.139 ลงวันที่ 19 กรกฎาคม 2544”“สิ่งที่ส่งมาด้วย สำเนาตรวจสอบวุฒิการศึกษา จำนวน 1 ชุด
      8)  ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ
      9)  คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตัวอย่าง ขอแสดงความนับถือ (ขอให้ไปดูรายละเอียดในหนังสืองานสารบรรณ)
     10) ลงชื่อ ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือและให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือไว้ใต้ลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการ ลงชื่อในหนังสือเฉพาะหนังสือที่อยู่ในหน้าที่ของผู้ดำรงตำแหน่งนั้นและหนังสือดังกล่าวไม่ก่อให้เกิดนิติสัมพันธ์กับส่วนราชการระดับกรมหรือจังหวัดการลงชื่อแทน ผู้ลงชื่อแทนจะต้องเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือมอบอำนาจให้ปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน รักษาการแทน ปฏิบัติราชการแทน รักษาการในตำแหน่ง หรือทำการแทนตามที่กฎหมายกำหนดในกรณีที่มีการลงชื่อแทน ให้ใช้คำว่า ปฏิบัติหน้าที่แทน ,รักษาราชการแทน รักษาการแทน ปฏิบัติราชการแทน รักษาการในตำแหน่ง หรือทำการแทน แล้วแต่กรณีตามที่กฎหมายกำหนด ในกรณีที่ไม่มีกฎหมายกำหนดให้ใช้คำว่า แทน แล้วให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือต่อท้ายคำ ดังกล่าวหมายเหตุ การพิมพ์เต็มของเจ้าของรายมือชื่อ ให้ใช้คำว่า นาย นาง นางสาว นำชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ เว้นแต่กรณีดังต่อไปนี้
           -  ในกรณีที่เจ้าของลายมือชื่อเป็นสตรีทั่วไปซึ่งมีสามีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ชั้นทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้า และจตุตถจุลจอมเกล้า ให้ใช้คำนำหน้าชื่อว่าท่านผู้หญิง หรือ คุณหญิง แล้วแต่กรณีใต้ลายมือชื่อ
           -  ในกรณีที่เจ้าของลายมือชื่อมีบรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์คำเต็มของบรรดาศักดิ์หรือฐานันดรศักดิ์ ไว้ใต้ลายมือชื่อ
           -  ในกรณีที่เจ้าของลายมือชื่อมียศที่ต้องใช้ประโยชน์ประกอบชื่อ ให้พิมพ์คำเต็มของยศไว้หน้าลายมือชื่อ และพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ
      11)  ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ (ถ้าผู้ลงชื่อมิใช่เจ้าของหนังสือโดยตรงให้ลงตำแหน่งของผู้ลงชื่อ)
      12)  ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการอยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
      13)  โทร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย
      14)  สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีท่านผู้ส่งจัดสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบและประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็ม ชื่อย่อของส่วนราชการ หรือชื่อ บุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมา ให้พิมพ์ว่า ส่งไปตามรายชื่อที่แนบหรือแนบรายชื่อไปด้วย

About these ads

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

หมวดหมู่

ติดตาม

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: